Obsah:
Pixabay
Úvod
Spoločnosti milujú iniciatívy na zlepšenie procesov. Skoro všetko sa dá vylepšiť a všetci chceme, aby sa náš život v práci uľahčil. Chceme menej bolesti a utrpenia, menej stresu, menej meškania, menej zlyhaní a menej prekážok. Ľudia na vrchole zúfalo chcú viditeľnosť a kontrolu, zatiaľ čo ľudia na konci chcú to isté - autonómiu a schopnosť ovládať svoj vlastný osud. Ovládanie sa často posúva hore a dole ako výťah pri vysokom stúpaní. Každé 2-3 roky sa vaša organizácia môže posunúť opačným smerom, aby napravila všetko, na čo sa ľudia sťažujú, len aby vytvorila viac vecí pre úplne iných ľudí, na ktorých sa budú sťažovať počas nasledujúcich pár rokov, kým budú čakať na ďalšiu zmenu.
Iniciatívy na zlepšenie procesov alebo organizačné zmeny občas zlyhajú, niekedy epicky. Možno ste sledovali, ako sa to deje okolo vás, ako sedíte vo svojej skrinke s taškou popcornu. Alebo môžete mať hlboké jazvy z minulých epických zlyhaní, ktoré ste stratili hlboko v sebe a nemohli ste uniknúť. Možno ste kvôli tomu stratili prácu alebo stratili obrovské množstvo dôveryhodnosti. Zlyhanie má prirodzený efekt kyvadla, pretože organizácie sa pohybujú tam a späť medzi dvoma extrémami, a to sa nezastaví iba pri sebe - niekto musí byť pri brzdení zámerný. Spoločnosti trpiace touto dynamikou zúfalo potrebujú katalyzátor pozitívnych zmien, aj keď si môžu myslieť, že ich už majú zavedené.
Pixabay
Problém so zmenou
Existujú dva prirodzené predpoklady, ktoré vodcovia často tvoria a ktoré sú jadrom problému:
- Zmena je dobrá / zdravá.
- Väčšia zmena znamená rýchlejšie zlepšenie.
Oba sú vo svojej podstate falošné, ale to sa dá len veľmi ťažko rozpoznať. Spoločnosti môžu byť posadnuté zmenami poháňanými snahou „ísť rýchlejšie“, aby chytili alebo rozdrvili konkurenciu. Musíme si zapnúť desetník, rýchlo sa prispôsobiť zmenám na trhu a rýchlo reagovať na požiadavky našich zákazníkov. Všetko je samozrejme pravda. Problém je v tom, ako sa meníme, nie motivácia k zmene.
„Zmena je dobrá / zdravá“ je nepravdivá, pretože akákoľvek zmena, dokonca aj dobrá, prirodzene spomalí tých, ktorí sa musia zmene prispôsobiť. Zatiaľ čo spoločnosti môžu chcieť alebo potrebujú zapnúť desetník, ľudia jednoducho nemôžu asimilovať významné zmeny v kroku bez značného úsilia alebo dokonca výprasku. Zmena, ktorá ovplyvní celú vašu organizáciu, pravdepodobne zneplatní existujúce procesy a bude na ňu potrebné vykonať niekoľko stretnutí naprieč rôznymi úrovňami organizácie. Bude k dispozícii nová dokumentácia, zavedenie, otázky a odpovede, nezhody atď. Čím väčšia zmena, tým väčší dopad na organizačnú rýchlosť. Náklady na zmenu, na ktoré sa pri rozhodovaní často zabúda, sa zabúda. To znamená, že musíme byť laserom zameraní iba na zavádzanie správnych zmien.
Tí z nás, ktorí zažili bolesť pri zavádzaní zmien do tímu alebo organizácie, môžu byť podvedení k tomu, aby si mysleli, že odpoveďou je vytváranie veľkých balíkov zmien, takže bolestivý proces zavádzania je rozšírený do dlhého zoznamu „vylepšení“. “ Dobre mysliaci vodcovia definujú rozsiahlu iniciatívu na zlepšenie procesov, preveria ju s rovnako zmýšľajúcimi kolegami a potom sa budú usilovať o schválenie na výkonnej úrovni, aby ju mohli rozšíriť medzi masy. Existuje však veľmi tichá a úplne ignorovaná skupina, ktorej sa zmeny, ktoré ste identifikovali, dotknú. Mlčia, pretože zmeny ešte nevykoľajili ich životy, ani nevedia, že to príde, a vy ste sa neobťažovali spýtať sa na ich názor skôr, ako pôjdete žiť.
Fungujúca stratégia zmien
Samotná zmena nie je zlá. Aj keď aj dobré zmeny spočiatku spomalia tímy, jedná sa o dočasnú a nevyhnutnú prekážku, ktorá je teoreticky zatienená vylepšeniami, ktoré uvidíme, keď sa tímy úplne adaptujú. Problém spočíva v tom, ako identifikujeme zmeny a ako ich zavádzame. Tu uvádzame niekoľko hlavných zásad pre agentov zmien, ktoré pomôžu spoľahlivo uspieť v iniciatívach na zlepšenie:
- Rýchlo zlyhaťNajmúdrejšou vecou, ktorú môžete urobiť, je rozdeliť veľké iniciatívy na veľa malých a zaviesť do svojej organizácie malé kúsky vylepšenia. Malé časti vylepšenia sú lacnejšie z hľadiska zavedenia, ľahšie sa dajú vrátiť späť, majú oveľa lepší čas na zhodnotenie, náklady sú oveľa nižšie, ľahšie sa vytvára zladenie v celej organizácii (pretože konverzácia je oveľa cielenejšia) a je s nimi spojené podstatne menšie riziko. Veľké kusy vylepšenia ľahko vykoľají jedno alebo dve zlé vajcia v kartóne. Čím je kartón väčší, tým je pravdepodobnejšie, že tam budete mať aspoň jedno zlé vajce. Ak sa oddelíme a zameriame na menšie kúsky, každý z nich môže uspieť alebo zlyhať sám za seba.Väčšie iniciatívy sú tiež náchylnejšie na to, aby vlastníci, ktorí cítia, že iniciatíva musí uspieť z dôvodu veľkosti investície, a nedokážu objektívne uvažovať o tom, či ju majú alebo nemajú ukončiť (alebo spomaliť).
- Majte lekárske myslenie. Zlepšenie procesu pripomína chirurgický zákrok, čiastočne preto, že v obidvoch prípadoch musí žiť pacient, ktorý dýcha, a musí zostať funkčný počas celého postupu. Chirurgia je vždy proces krok za krokom a je tu monitorovanie, aby ste zistili, či ste niečo pokazili. Zmeny sú veľmi malé (aby sa minimalizovalo riziko), ale možno ich budete potrebovať veľa. Ak sa vyskytne problém, nemusíte len pokračovať. Pred pokračovaním v ďalšom kroku ho roztriedite a opravíte. Ak chcete vykonať veľa zmien naraz, mali by ste mať defibrilátor v blízkosti.
- Roll-out 1-2 zmeny naraz. Zakaždým, keď si dáte sústo, zostáva čas strávený jeho spracovaním a potom si dáte ďalšie sústo. Pravdepodobne sme všetci videli, čo sa stane, keď malé deti neustále upchávajú ústa bez toho, aby sa obťažovali dokončiť predošlé sústo. Pokrok sa zastaví. Mali by sme zaviesť zmenu a potom sledovať, ako tímy túto zmenu spracujú. Dusia sa? Slzia im oči? Keď začnú znova rozprávať, sú pripravení na ďalšie sústo.
- Socializujte sa skoro a často s tými, ktorí s najväčšou pravdepodobnosťou nesúhlasia. Je veľmi lákavé vyhnúť sa rozhovorom s tými, ktorí si len zriedka myslia, že vaše nápady sú geniálne, a len sa presadzovať sami. Súčasťou myslenia typu „rýchlo zlyhaj“ je však mať včasné ťažké rozhovory, aby ste mohli rýchlo zabiť iniciatívu, ktorá zúfalo potrebuje smrť, zatiaľ čo s ňou sú spojené minimálne investície. Tí, ktorí sa s najväčšou pravdepodobnosťou budú hádať, majú najmenšiu pravdepodobnosť, že vás budú nasledovať z útesu, čo je celkom užitočné. Ak veria, že je v diaľke útes, najmúdrejšou vecou, ktorú môžete urobiť, je úplne pochopiť, prečo tomu veria, a rozhodnúť sa, čo s tým urobíme spolu. Masy, ktoré nevidia útes, by mohli len sledovať a pozerať sa na svoje topánky.
- Merajte a sledujte prijatie. Nemôžete len rozvinúť vylepšenie a ísť ďalej. Tímy často časom ustupujú, pretože tlaky na časovej osi a krízový manažment spôsobujú ich prechod do režimu prežitia. Musíme nájsť spôsoby, ako merať adopciu pomocou KPI, aby tímy mohli niesť zodpovednosť za to, že robia veci správnym spôsobom. Pre vývojové tímy je príliš ľahké existovať a fungovať za oknami s farebným sklom, takže nie je viditeľný ich stupeň zrelosti. Transparentnosť je pre dlhodobé úspešné zlepšenie rozhodujúca a dočasné zlepšenie nestojí za vynaložené úsilie.
Záver
Čo keby ste zastavili kyvadlo a začali pravidelne zavádzať malé vylepšenia, ktoré môžu ľudia ľahko stráviť? Vaša organizačná rýchlosť by bola oveľa stabilnejšia a mali by ste šťastnejšie a produktívnejšie tímy. Čo keby všetky vaše zlé nápady rýchlo umreli, namiesto toho, aby ste zistili, že máte po značnej investícii neporiadok v rukách? Taká organizácia by sa nezastavila. Možno by táto organizácia mohla byť vaša?