Urobte si minútu - diplom úrovne 3 v odbore obchod a správa

Zapisovanie minút je životne dôležité v každom podnikaní.

David Travis, CC0, cez Unsplash

Úvod:

Táto jednotka je voliteľnou jednotkou skupiny B na úrovni 2 so 4 kreditmi. Táto jednotka pomáha uchádzačovi s dobrou znalosťou a porozumením úloh pri písaní zápisnice, s úlohou predsedu a osoby zodpovednej za zápis na schôdzach, s postupom zápisu, prípravou na zápis a s dodržiavaním organizačných postupov, politík a usmernení pri zápise minút

Nájdite osobné vyhlásenie týkajúce sa tejto jednotky!

PS: S láskavou poznámkou prosím nekopírujte nič zadané tu a nezobrazujte ich vo svojom súbore. Toto bolo zverejnené tu, iba aby vám pomohlo získať predstavu / pochopenie toho, čo od vás očakávajú, že napíšete a ako musíte písať. Budete sa musieť vzťahovať na svoju vlastnú pracovnú oblasť a organizáciu a držať sa jej pri príprave súborov. Ďakujem za spoluprácu.

1.1 Aký je účel stretnutí?

Hlavným účelom stretnutí je zdieľanie myšlienok a vyjadrenie rôznych myšlienok. Stretnutia sa používajú takmer v každej organizácii ako spôsob sprostredkovania informácií iným ľuďom, ktorých hlavnou funkciou je informovať, hľadať nápady, hľadať objasnenie, riešiť problémy, diskutovať o návrhoch / spôsoboch práce, prijímať rozhodnutia a urovnávať spory.

1.2 Aké sú organizačné a právne požiadavky, ktoré sa môžu vzťahovať na zaznamenávanie minút?

Zápisnica by mala byť presným záznamom programu schôdze. Štruktúra zápisnice nadväzuje na zoznam bodov programu. Aby ste mohli efektívne robiť minúty, musíte mať pripravenú šablónu založenú na bodoch programu. Počas schôdzky nechajte dostatok priestoru na zapisovanie poznámok. To vám pomôže, aby ste sa nenechali zmiasť a plynulo prechádzali medzi položkami, ako schôdza pokračuje.

Zápisnice sú právne dokumenty, ktoré slúžia ako dôkaz pre budúce referencie týkajúce sa akýchkoľvek diskusií uskutočnených na schôdzi. Zápisnica by mala obsahovať názov, čas, dátum, miesto konania schôdze, mená účastníkov, ospravedlnenie, návštevu, položky, požadované akcie a dátum nasledujúcej schôdze.

Nezabudnite si zapísať akcie pre každú položku programu a kým. Zápisnica musí byť presná, pretože ľudia sa ňou budú v budúcnosti odvolávať a mali by byť schopní presne pochopiť, čo sa na schôdzi stalo.

1.3 Prečo by zápisnica mala byť presným záznamom z diskusií a rozhodnutí?

Zápisnica by mala byť napísaná presne a stručne, aby každá osoba, bez ohľadu na to, či sa schôdzky zúčastnila alebo nie, mohla vedieť, čo sa stalo.

Zápisnica slúži ako oficiálny záznam o udalostiach, ktoré sa vyskytli na schôdzi, a tvorí historický záznam pre tím alebo oddelenie. Aj keď si ľudia zabudnú spomenúť, čo sa stalo na stretnutí, alebo o čom sa diskutovalo a rozhodovalo sa, zápisnica im pomôže vrátiť sa späť a získať tieto informácie. V zápisnici sa zaznamenávajú aj vykonané opatrenia a kroky, ktoré je potrebné vykonať. Funguje teda ako pripomienka s uvedením termínov, ktoré je potrebné dodržať. Zápisnica poskytuje informácie aj ľuďom, ktorí sa nezúčastnili schôdze.

1.4 Aký je účel dokumentov a pojmov, ktoré sa bežne používajú na stretnutiach?

Dokumenty o schôdzi sa vytvárajú, keď sa podnik schádza, aby prediskutoval záležitosti týkajúce sa súčasného a budúceho fungovania podniku.

Tri spoločné dokumenty zo schôdze sú:

Oznámenie o stretnutí (podrobnosti ako dátum, čas, typ stretnutia, miesto konania, účel stretnutia)
Program schôdze (podrobný zoznam programu schôdze)
Zápisnica (Záznam / dôkaz o schôdzi s podrobnosťami, ako sú miesto a čas schôdze, účel schôdze, účastníci, predseda schôdze, ospravedlnenie, program rokovania, preskúmanie zápisnice z predchádzajúcej schôdze, dátum, čas a miesto konania nasledujúcej schôdze a čas ukončenia schôdze.)

2.1 Aká je úloha predsedu a ďalšie formálne zodpovednosti v rámci schôdzí?

Úlohou predsedu je zabezpečiť, aby sa zo stretnutia viedli presné záznamy. Predseda schôdze má zodpovednosť za

Pomôžte príjemcovi minút s dohodnutím položiek programu.
Postupujte podľa bodov programu postupne.
Informovanie zapisovateľa o všetkých bodoch, ktoré majú byť z dohodnutej agendy odstránené.
Pred prechodom na ďalší bod zosumarizujte konkrétne body, rozhodnutia alebo kroky dohodnuté pre každý bod programu.
Dohodnite sa a poskytnite zhrnutie pre dlhé diskusie.
Skontrolujte zápisnicu, keď je napísaná ako koncept.

2.2 Ako pracujete v partnerstve s predsedom, keď robíte zápisnice?

Diskutujem s predsedom pred začiatkom schôdze, aby sa schválili body programu, a tiež ohľadom všetkých návštevníkov, ktorí sa zúčastnia schôdze. Ak nie je k dispozícii bežná miestnosť, kde sa schôdza koná, dostanem radu o čase a mieste konania stretnutí. V prípade pochybností sa pýtam, či je potrebné k zápisnici doplniť konkrétnu diskusiu. Tiež objasňujem všetky technické podmienky diskutované na stretnutí, aby sa zabránilo zaznamenávaniu nesprávnych informácií. Po schôdzi čo najskôr vypracujem zápisnicu a pred jej distribúciou členom ju nechám schváliť svojím vedúcim.

3.1 / 2 Prečo by ste mali počúvať aktívne, keď si robíte minúty a ako to robíte?

Mal by som aktívne počúvať a robiť si zápisnice, pretože slúžia ako záznam rozhodnutia a podrobnosti o všetkom, o čom sa diskutuje a dohodne na stretnutí.

Nasleduje niekoľko spôsobov, ako to robím:

Potrebujem analyticky počúvať a hľadať hlavné myšlienky a podrobnosti.
Objasňujem veci, ktorým nerozumiem, alebo požiadam predsedu, aby zopakoval fakty, ktorým nerozumiem.
Beriem do úvahy pocity rečníkov a prítomných.
Som iniciatívny a pripravený odpovedať.
Eliminujem rušivé prvky (hluk, prerušenia atď.) A sústredím sa na reproduktor, aby mi neunikli dôležité body a akcie, ktoré je potrebné zaznamenať.

3.3. Ako si robíte poznámky počas diskusií na schôdzach?

Na schôdzu sa dostanem skoro, uistím sa, kto je predsedom, sadnem si vedľa nej a skontrolujem, či má každý všetky dokumenty (programy) a zoberiem si náhradné. Dobre pred schôdzou som si prečítal všetky príspevky a pýtam sa na mená prítomných ľudí. Počúvajte pozorne, zapisujte si kľúčové slová a zapisujte si rozhodnutia. Žiadam o vysvetlenie a skontrolujem svoje poznámky so stoličkou.

3.4 / 5 Prečo by ste mali dostať vysvetlenie a ako to urobíte?

Je potrebné objasniť všetky pochybnosti, ktoré sa vyskytnú pri spisovaní zápisnice, pretože ide o rozhodnutia prijaté ako skupina a slúžia ako pomôcka pri budúcom nahliadnutí.

Vyjasňujem veci tým, že požiadam predsedu alebo skupinu, aby opakovali alebo hovorili trochu pomaly, ak mám pochybnosti o akejkoľvek diskusii. Dávam si čas na počúvanie a eliminujem vyrušovanie.

3.6 Ako triedite, vyberáte a štruktúrujete informácie tak, aby ste vytvorili minúty?

Na výrobu minút používam konzistentnú šablónu. Účel stretnutia sa líši od jedného druhu stretnutia k druhému, takže sa môže líšiť aj usporiadanie zápisnice.

Použitá šablóna tiež uľahčí vyhľadanie dôležitých informácií a mala by byť konzistentná na celej rade stretnutí.

Štruktúru zápisnice upravujem takto:

Názov stretnutia.
Dátum a čas stretnutia.
Zoznam všetkých prítomných pod názvom „Prítomní“.
Zoznam všetkých tých, ktorí nie sú prítomní, ale ktorí odoslali svoje ospravedlnenie, by mal mať názov „Ospravedlnenie“.
Potvrdenie, že zápisnica z predchádzajúceho stretnutia bola schválená. Mal by byť uvedený dátum predchádzajúceho stretnutia.
Akékoľvek zmeny a doplnenia alebo kroky vyplývajúce zo zápisnice z predchádzajúcej schôdze by mali byť spísané.
Všetky záležitosti vyplývajúce z predchádzajúcich zápisníc by mali byť zahrnuté do záležitostí týkajúcich sa názvu, o ktorých sa bude diskutovať.
Zápisnice by mali byť vždy v rovnakom poradí, aké bolo dodržané na schôdzi.
Dátum nasledujúcej schôdze.

3.7 Čo sa rozumie podaním správneho tónu a profesionálneho jazyka v priebehu niekoľkých minút?

Zápisnica je záznamom toho, čo sa presne na schôdzi stalo. Mal by teda mať záznam diskusií a akcií. Mal by sa zamerať na diskutované položky a mal by obsahovať jasné informácie o tom, čo bolo rozhodnuté pre každú položku. Zápisnica musí byť napísaná v úplných vetách a dostatočne podrobne. To pomôže každému čitateľovi, ktorý sa nezúčastní stretnutia, pochopiť, o čom sa skutočne diskutovalo.