Robenie minút: štýl, štruktúra a jazyk

Livingsta's Photography

Tento článok je jedným zo skupiny troch členov, ktorí sa venujú zápisniciam (ďalšie dva sa zameriavajú na schôdze a zápisnice a na úlohu predsedu a účastníkov zápisnice. Tento článok vysvetľuje rôzne typy zápisníc, rôzne použité štýly písania. pri písaní zápisníc, triedení, výbere a štruktúrovaní informácií tak, aby vznikli zápisnice a správny tón, a použitie odborného jazyka pri písaní zápisnice.

Rôzne typy minút

Existujú rôzne typy zápisníc a typ zápisu bude závisieť od účelu alebo použitia zápisnice. Zvyčajne sa na tímových stretnutiach používa jednoduchý neformálny typ zápisnice, zatiaľ čo podrobný formálny typ zápisu sa píše, ak je zápisnica určená pre externé publikum. Typ minút teda závisí od typu publika a účelu.

V zásade existujú tri typy minút:

• Doslovne zápisnice
• Rekurzívne zápisnice
• Poznámky k činnosti

Doslovne minúty:Verbatim znamená „Presne rovnakými slovami, aké používa spisovateľ alebo rečník“ alebo „slovo od slova“. Tieto zápisnice sa používajú najmä vtedy, ak dôjde k nejakému sporu a každé slovo rečníka bude musieť byť zaznamenané. Používa sa na formálnych zasadnutiach predstavenstva alebo na všeobecných výročných schôdzach alebo v právnych situáciách, keď osoba zaznamená diskusiu po slovách. Všetky argumenty a komentáre sú zaznamenané. Spravidla to bude situácia, keď je diskusia zameraná na konkrétneho jednotlivca. Pretože to môže byť zdĺhavý proces, v závislosti na citlivej povahe diskutovaných problémov bude musieť osoba, ktorá zaznamenáva, používať zvukový záznamník alebo skratku a potom poznámky doplniť. Pri nahrávaní zvuku je potrebné postupovať opatrne, aby sa zaznamenaný kúsok nedostal do rúk nesprávnym ľuďom.Príklady situácií, kedy sa vyhotovujú doslovné zápisnice, sú odvolania, verejné pojednávania, zasadnutia zastupiteľstva, disciplinárne komisie, postupy sťažností atď.

Diskurzívna zápisnica: Tieto typy zápisníc sa používajú, keď sa konajú formálnejšie schôdze, ako sú schôdze výborov alebo správnych rád. Obsahujú hlavný obsah diskusných a akčných bodov. Tieto typy stretnutí pravdepodobne budú mať externé publikum, ktoré bude šíriť informácie diskutované na stretnutí. Zápisnica bude teda mať formu odsekov, prehľadných častí a podľa poradia diskusií.

Je veľmi zriedkavé vidieť ľudí, ktorých oslovujú ich mená, v týchto typoch zápisníc, pretože akcie a diskusie budú uskutočňované predstavenstvom alebo výborom, a preto budú v zápisnici uvedení ako predstavenstvo alebo výbor. Zápisnicu vyhotoví tajomník alebo osoba v podobnej úlohe, ktorá sa nezúčastní diskusie, a bude mať teda možnosť presný záznam zápisnice. Sekretárka bude v tomto prípade zodpovedná za prípravu programu, zabezpečenie zasadnutia, ako je miesto konania, občerstvenie, následné kroky, akčné body, informovanie predsedu a distribúciu ďalších relevantných dokumentov.

Akčné body: Jedná sa o najbežnejší typ zápisnice a zvyčajne sa zaznamenávajú ako krátke poznámky s podrobnosťami o rozhodnutiach a poznámkach o činnosti. Diskusie nie sú zaznamenané podrobne, ale iba spomenuté. Tieto zápisnice sa vyhotovujú na stretnutiach tímov, malých skupinových diskusiách, interných stretnutiach, diskusiách o projektoch atď. Ako už vyplýva z názvu, táto zápisnica obsahuje iba zoznam rozhodnutí alebo stručné poznámky s bodmi činnosti. Zameriavajú sa na výsledok a budúce opatrenia. Má neformálny štýl a dá sa napísať ako odrážky, pretože kolujú iba interne. Stretnutia sa často zúčastňujú aj diskutéri v diskusiách. Tieto minúty sú jednoduché, dajú sa rýchlejšie zapísať a sú presné. Súčasťou týchto stretnutí je aj program, ktorý vypracujú správcovia alebo ktokoľvek, kto je zodpovedný za schôdzu.Sú chvíle, keď jeden z účastníkov len píše poznámky, ako schôdza pokračuje.

Všetko uvedené sú typy minút a dôležité je správne a efektívne využiť každý štýl.

Rôzne štýly písania, ktoré sa používajú pri písaní minút

Štýl písania pre minúty je najdôležitejšou úlohou v procese písania minút. Zapisovanie znamená, že poznámky urobené počas schôdzky alebo počas schôdzky. Musíte si zapísať spôsobom, ktorý pochopíte neskôr pri vyhotovovaní zápisnice. Neexistuje žiadne konkrétne pravidlo, ktorým by ste sa mali riadiť, pretože každý má svoj vlastný štýl písania zápisníc.

Pri písaní minút sa používajú rôzne štýly písania:

• Je dobré mať osnovu podľa programu, takže si môžete ľahko robiť poznámky pod každou položkou, ako bude diskusia pokračovať.
• Pripravte zoznam účastníkov a začiarknite ich pri vstupe do miestnosti. Získate tak zoznam neprítomných ľudí. To vám pomôže, pretože nemusíte zapisovať mená všetkých účastníkov, pretože v prípade veľkej skupiny to môže byť časovo náročné a mätúce.
• Zapíšte si názov schôdzky, dátum, čas a miesto konania schôdze, zahrňte položky, ktoré z nejakého dôvodu zostali bez diskusie, pretože v budúcnosti ich bude potrebné vrátiť. Nezabudnite tiež na koniec uviesť dátum a čas nasledujúcej schôdzky.
• Nepokúšajte sa zachytiť všetko, pokiaľ to nie sú doslovné minúty. Počúvajte pozorne a zachyťte dôležité detaily. Nepíšte dlhé vety, jednoducho si zapisujte body (odrážky) priamym jazykom. Vyhnite sa tiež opakovaniu a buďte konkrétni.
• Ak je vytváranie poznámok príliš zložité v dôsledku príliš veľkého počtu diskusií a krížových odkazov atď., Môžete kedykoľvek získať povolenie na zistenie, či je možné schôdzku zaznamenať na zvukové záznamové zariadenie. Uistite sa, že si to účastníci uvedomujú. To veľmi pomáha pri objasňovaní vecí pri príprave zápisnice.
• Pokiaľ ide o doslovné zápisnice, zapíšte si všetko slovo po slove do príslušných nadpisov, pretože to bude užitočné pri príprave zápisnice. Aby ste to dokázali, musíte byť rýchlym spisovateľom a najlepšie je poznať skratku. Je dôležité zapísať si čo najviac a všetko, čo nie je potrebné, môžete neskôr vynechať, pretože ak vynecháte určité informácie, nebudete si ich môcť neskôr spomenúť, keď spíšete zápisnicu.
• Pre diskurzívne zápisnice si zapíšte dôležité body pre každú diskusiu, aby ste si pri príprave zápisnice pripomenuli, o čom sa diskutovalo. Najlepšie je opäť písať pod príslušné nadpisy, aby ste pri vytváraní minút nedochádzali k nedorozumeniam.
• Pri poznámkach k akciám si pomocou odrážok zapisujte dôležité body. Môžete použiť šablónu so stĺpcami pre diskutovanú tému, rozhodnutie a konanie
• Pri písaní je dobré používať skratky, a to aj pre mená členov, pretože tak bude rýchlejšie písanie. Uistite sa, že používate skratky, ktoré dodržiavate, pretože iné skratky nebudú mať zmysel, keď si pri vytváraní zápisnice pozriete poznámky neskôr. Niektoré príklady sú: zápisnica (minúty), riadiaci orgán (GB), príprava (príprava), dôležité (imp) atď.
• Diskusie si vždy zapisujte v poradí, v akom boli prerokované, stále však môžete mať číslo položky podľa programu. Napríklad ak bol bod 7 programu rokovania na schôdzi prerokovaný ako tretí, zapíšte si ho ako tretiu diskusiu, ale pre ľahšiu orientáciu v programe môžete mať číslo 7 vedľa neho.

Všetky zápisnice musia byť stručné a presné, a aby to bolo možné dosiahnuť, musia byť poznámky písané presne a v správnom poradí a štýle. Písanie poznámok urobte čo najjednoduchšie vykonaním niektorých pokročilých príprav pred schôdzou. Ak bude písanie poznámok úspešné, bude práca s vytváraním minút oveľa jednoduchšia. Zápisnica by mala tiež pomôcť každému, kto sa nemohol zúčastniť na stretnutí, jasne pochopiť, čo sa na ňom stalo, bez potreby ďalšieho stretnutia na objasnenie tých istých diskusií.

Ako triediť, vyberať a štruktúrovať informácie tak, aby sa vytvorili minúty

Vypracovanie minút je ďalšou úlohou v procese trvať minútu. Najlepšie je spísať si zápisnicu hneď po stretnutí, pretože si budete lepšie pamätať veci. Pri písaní zápisnice nemusí byť potrebné obsahovať všetko, čo bolo počas procesu vytvárania poznámky. Malo by byť dostatok informácií, aby ľudia, ktorí sa nezúčastnili stretnutia, boli schopní sledovať a zachytiť obsah bez zmätkov alebo potreby ďalších informácií. Takže si zapíšte hlavné / dôležité body.

Prvým bodom, ktorý si treba pamätať, je číslovanie minút. Každý bod prerokovaný na schôdzi alebo každý bod programu, ktorý bol prerokovaný, má krátku poznámku nazývanú minúta. Celkovo zápisnica je zbierkou krátkych poznámok. Pre uľahčenie čítania a sledovania a pre porovnanie je najlepšie dať každej minúte číslo.

Každý bod programu alebo každá diskusia by mali mať vysvetlenie (ak sú diskurzívne zápisnice) alebo krátku poznámku (ak sú poznámky o akciách) toho, o čom sa diskutovalo s hlavnými bodmi diskusie, prípadnými nezhodami, rozhodnutiami a činmi. Osvedčeným postupom je mať štandardnú šablónu pre minúty, ak sa schôdzka opakuje pravidelne, pretože to uľahčí úlohu zápisu z minúty. K šablóne zápisnice je možné pridať ľubovoľné položky programu, ktoré sú štandardné.

Štandardné položky vo všetkých minútach sú:

• Názov / názov schôdze / správnej rady / výboru
• Dátum stretnutia
• Čas stretnutia
• Miesto / miesto
• Zoznam účastníkov - sú to ľudia, ktorí boli pozvaní na stretnutie
• Zoznam ospravedlnení - ľudia, od ktorých sa ospravedlnenie prijalo
• Zoznam neprítomných - ľudia, ktorí boli pozvaní, ale nezúčastnili sa na nich ani neoslali ospravedlnenie
• Potvrdenie predchádzajúcej zápisnice spolu s dátumom predchádzajúcej schôdze
• Zmeny a doplnenia vyplývajúce z predchádzajúcich zápisníc
• Veci vznikajúce
• Zhrnutie diskusií, rozhodnutí a akcií
• Prebiehajúce záležitosti alebo odložené alebo dokončené
• Rôzne
• Dátum nasledujúcej schôdze

Pre ostatné položky pridajte / vytvorte nadpisy vo svojej šablóne. Teraz máte rozloženie s nadpismi pre všetky položky diskutované na schôdzi. Teraz si prečítajte svoje poznámky a pridajte príslušné informácie, ako sú diskusie, rozhodnutia a akčné body, do každej alebo pod každú hlavičku, čím zahodíte irelevantné informácie.

Štruktúra zápisnice nie je veľmi náročná úloha, pretože na vypracovanie zápisnice sa používa dohodnutý štandard alebo štýl alebo šablóna. Štruktúra zápisnice závisí aj od programu rokovania, pretože zápisnice sa vyhotovujú v poradí, v akom boli prerokované body programu.

V prípade, že boli na stretnutí schválené správy alebo zásady alebo postupy, musia byť tieto pripojené k zápisnici. Ak majú zápisnice prílohy, na okraji zápisnice sa objaví anotácia Att . Na prednej strane prílohy je tiež odkaz na názov schôdze alebo výboru alebo predstavenstva, dátum schôdze a bod zápisnice, ku ktorej príloha patrí. Táto príloha musí byť predložená spolu so zápisnicou po schválení.

Hneď ako spíšete zápisnicu, môže byť zaslaná predsedovi na vysvetlenie a následné schválenie. Po schválení predsedom môžu byť distribuované príslušným ľuďom, to sú ľudia, ktorí sa zúčastnili, a ľudia, ktorí musia konať podľa rozhodnutia. Môže byť užitočné, ak je zoznam akcií spolu s dátumami uzávierky pripojený k zápisnici, aby ich príslušní ľudia ľahšie vykonali.

Ak ľudia po distribúcii požiadajú o vykonanie opráv, je možné ich zaznamenať a odniesť na nasledujúcu schôdzu, aby ich predseda mohol overiť a objasniť spolu s ostatnými členmi prítomnými na schôdzi. Až po vykonaní všetkých zmien je zápisnica odsúhlasená a presná.

Správny tón a používanie profesionálneho jazyka v priebehu niekoľkých minút

Pri písaní je veľmi dôležitý tón pisateľa, ktorý vyjadruje posolstvo a ukazuje postoj alebo emócie autora, ktoré ho zaujali, a ovplyvňuje čitateľa. Vhodné použité tóny závisia od toho, kto je publikum, a tiež od napísaných informácií.

Zápisnice sú profesionálne dokumenty, ktoré si nemôžu prezerať iba interní ľudia, ale môžu si ich prezerať všetci ľudia mimo organizácie, aj keď išlo o interné stretnutie v čase, keď sa jedná o právne záležitosti. Je preto dôležité, aby ste si ich zapisovali profesionálnym spôsobom so správnym odborným / formálnym tónom a jazykom. Zaistite tiež, aby dokument obsahoval krátke a jasné vety, ktoré sa držia veci, a používajte jednoduché slová, ktoré sú ľahko zrozumiteľné.

Zápisy by sa mali písať v minulom čase, pretože ide o schôdzku alebo diskusiu, ktorá sa konala v minulosti. Pri zapisovaní minút používajte pasívny hlas, kde môžete, pretože tak eliminujete používanie mena ľubovoľnej osoby, ale použitie iba pasívneho hlasu nebude mať zmysel a bude sťažené porozumenie. Pri zapisovaní minút preto vždy používajte kombináciu aktívnych a pasívnych hlasových viet.

Zápisnica obsahuje podrobnosti o tom, čo skupina členov prerokovala a rozhodla na schôdzi, a preto je najlepšie spísať zápisnicu ako tretia osoba. Takto sa dištancujete od písania a veci zapisujete neutrálne. Používajte frázy ako „predseda vyhlásil, že“, „bolo to poznamenané“, „výbor rozhodol, že“, „bolo rozhodnuté“ atď. V prípadoch, keď body predniesla konkrétna osoba alebo ak bol dohodnutý jednotlivca, je dôležité uviesť túto osobu a čo povedala, pretože to pomôže pri budúcich referenciách.

Hovorené slová na schôdzi by nemali byť presne napísané v zápisnici, ale musia byť transformované do iného jazyka, ktorý je prijateľný pre odborné dokumenty. Ak členovia na schôdzi použili slangy, nezahŕňajte ich do zápisnice, ale nahraďte ich vhodnými slovami. Ak nie sú pre rozhodnutie relevantné alebo nie sú dôležité, jednoducho ich vynechajte. Podobne, keď sa na stretnutiach vyskytnú hádky alebo nezhody, nezapisujte ich ako argumenty, ale použite alternatívne frázy ako „boli vyjadrené rôzne názory“ alebo „boli vyjadrené rôzne názory“. Toto nešpecifikuje osobu, ktorá nesúhlasila, ale informuje čitateľa, že kvôli nesúhlasu došlo k diskusii.

Používajte frázy alebo slová ako: „boli znepokojení“, „zdôraznil riaditeľ“, „predstavenstvo vysvetlilo“, „požiadal výkonný riaditeľ“, „vyjadril znepokojenie nad tým“, „navrhol stretnutie“, „nastolil otázku“, Ďalším bodom, ktorý si treba uvedomiť, je kontrola pravopisu, gramatiky a interpunkcie. Nespoliehajte sa iba na kontrolu pravopisu a gramatiky vo svojom editore dokumentov. Najlepšie je prečítať si zápisnicu ručne potom, ako ste ju vytvorili, a tiež získať ďalšiu osobu, aby si prečítala a poskytla spätnú väzbu.

Dúfam, že vám to pomohlo. Ďakujem za čítanie. Neváhajte ma kontaktovať v prípade akýchkoľvek otázok alebo akýchkoľvek spätných väzieb týkajúcich sa tohto centra. Ak máte pocit, že to nezahŕňa príslušné témy, poskytnite nám spätnú väzbu!

Ďakujem.

Livingsta