Obsah:
Čo robí vnútorný audítor? Zistiť!
Čo robíš?
Za tie roky som si veľmi zvykol na to, že mi rodina a priatelia hovorili, že vôbec netušia, čím sa živím. Zaujalo ma, že keď som sa uchádzal o audítorské úlohy v účtovníckych firmách, časť spätnej väzby, ktorú som dostal, obsahovala „Nevieme, kam by ste sa hodili s tým, čo robíme“.
Teraz to, prosím, neberte ako prácu s účtovníkmi, mám pred nimi a pred ich prácou veľký rešpekt. Ich rola má rovnako ako moja rola účel a hodnotu pre organizácie, s ktorými spolupracujú. Je to tak, že účel a hodnota našich rolí sú veľmi odlišné.
Už som spomínal, že nie som účtovník. Na otázku, čo robím, zvyčajne odpovedám „Špecializujem sa na dodržiavanie a prevádzkové audity“ alebo „Uľavujem od starostí a stresu, ktoré majú podnikatelia často pri riešení problémov s dodržiavaním predpisov.“
Čo to ale presne znamená?
Audity súladu a prevádzkové audity
Najprv je potrebné trochu objasniť audity súladu s verziou prevádzkových auditov.
Audity súladu sú akékoľvek audity týkajúce sa externého dokumentu. Môže to zahŕňať:
- právne predpisy, ako je zákon o realitných kanceláriách
- normy ako ISO 9001 alebo Správna výrobná prax
- zmluva alebo listina umožňujúca poskytnúť tovar
- služby - napríklad vládne zmluvy o poskytovaní služieb zamestnanosti
V zásade sa týkajú každého dokumentu, ktorý ste sami nenapísali a ktorý musíte dodržiavať, čo znamená, že ho dodržiavate, aby ste mohli naďalej pôsobiť vo vami vybranej oblasti a mohli poskytovať váš tovar alebo služby.
Väčšina priemyselných odvetví má množstvo rôznych externých dokumentov, ktorým musí vyhovovať, aby sa to niekedy mohlo skomplikovať.
Aj keď váš interný audítor môže pomôcť pripraviť sa na audit súladu, skutočný audit vykonáva externý audítor. Externých audítorov zamestnáva riadiaci orgán zodpovedný za dokument, u ktorého auditujú.
Napríklad audítor z oblasti spotrebiteľských záležitostí vykoná audit v realitnej agentúre, aby zistil, či dodržiava požiadavky tohto zákona. Audítor z odboru zamestnanosti vykoná audit u poskytovateľa služieb zamestnanosti, aby sa ubezpečil, že dodržiava pokyny uvedené v zmluve a ich individuálnej zmluve.
Keď organizácie hovoria o tom, že sú „pripravené na audit“, hovoria o auditoch súladu. Chcú sa uistiť, že prešli externým auditom a môžu pokračovať v obchodovaní.
Naopak, prevádzkové audity sa týkajú všetkých vašich vnútorných politík, postupov, pracovných pokynov a nespočetných ďalších dokumentov, ktoré ste pre svoje podnikanie vytvorili.
Rád si myslím, že tieto dokumenty vytvárajú kultúru vášho podnikania.
Tvoja vec
Pri začatí podnikania zostavíte svoj podnikateľský plán, ktorý vám poskytne štruktúru alebo spôsob, akým chcete, aby vaše podnikanie vyzeralo, napríklad živnostník proti spoločnosti, výroba výrobkov alebo poskytovanie služieb.
Vaše interné dokumenty vytvárajú dojem vášho podnikania, sú v podstate jadrom vášho podnikania. Uvádza sa v nich, ako chcete, aby vaši zamestnanci komunikovali navzájom s klientmi / zákazníkmi, ako aj úroveň kvality a konzistencie, ktorú požadujete od svojich produktov alebo služieb.
Dobrý interný audítor bude vedieť nielen čítať tieto dokumenty, ale aj to, ako ich prinútiť, aby hovorili!
Každý z týchto dokumentov tvorí príbeh vášho podnikania. Môžu vám povedať, kde bola firma, kde je teraz, kde ju chcete vziať a čo vám bráni v tom, aby ste sa tam dostali.
Dobre naplánovaný harmonogram vnútorného auditu môže tiež poskytnúť väčšinu informácií, ktoré potrebujete pre strategické plánovanie na ďalšie roky.
Berúc do úvahy vaše požiadavky na audit súladu pri vytváraní svojich interných dokumentov, napríklad odkazovanie na príslušné externé dokumenty a zosúladenie svojich politík a postupov s ich požiadavkami, môžete sa ubezpečiť, že akékoľvek prevádzkové audity vám tiež pomôžu udržať pripravenosť na audit.
Kde zapadám
Takže späť k otázke, čo to robím.
Krátka odpoveď - to všetko a ešte viac!
Môžem skutočne prísť v ktorejkoľvek fáze, napríklad:
- Vytváranie interných dokumentov
- Vytvorenie programu interného auditu
- Školenie nových audítorov
- Vytvorenie harmonogramu auditu a vykonávanie
hodnotení rizík, ktoré s ním súvisia
- Vykonávanie a podávanie správ o operačných auditoch
- Príprava na audity súladu
- A áno, dokonca môžete vykonávať aj
samotné audity súladu
Je to komplexné zamestnanie, musíte byť schopní porozumieť a interpretovať širokú škálu právnych dokumentov, často pre odvetvia, s ktorými ste nemali žiadne skúsenosti. Navyše sa na vás vždy kladú výzvy.
Moja doteraz najobľúbenejšia výzva bola požiadaná o úplnú revíziu programu
interného auditu:
- Vytvorte všetky nové zásady, postupy, pracovné
pokyny a formuláre,
- Vytvorte nástroje na hodnotenie rizík a vykonajte
počiatočné hodnotenia,
- Vytvorte a doručte balík školení pre
vedúcich audítorov a podporných audítorov
A mal som šesť týždňov na to, aby som to všetko zvládol a program bol spustený - hej, kto aj tak potrebuje spánok! Ale úprimne, nemal by som to inak.
Poznámka: Vyššie uvedený článok nie je určený na použitie ako samostatné poradenstvo pri audite.
© 2017 Katrina McKenzie